Sommaire
Préambule
La mutualisation de la Direction Générale de la Communauté de Communes Vendée Grand Littoral et de la Ville de Talmont-Saint-Hilaire, effective depuis le 15 juillet 2023, marque une nouvelle étape dans la construction d’une organisation commune entre les deux structures.
Les services Ressources Humaines travaillent également déjà à leur rapprochement dès le 1er novembre prochain. Cette démarche apparaît comme essentielle pour assurer dès à présent une vision RH partagée de la future organisation, et être un soutien au projet global de mutualisation.
Le rapprochement géographique de nos deux sièges à l’automne 2023 créera les conditions d’une coopération renforcée entre les services.
Conformément à ce qui a été annoncé, la mutualisation de nos structures s’appuiera sur une large concertation avec l’ensemble des équipes. Cette étape est importante car elle doit nourrir la réflexion concernant le futur organigramme.
L’objectif est de ne pas détruire ce qui fait nos forces aujourd’hui, tout en saisissant les opportunités d’optimisation de nos fonctionnements.
La participation de tous les agents est donc vivement encouragée, car la mutualisation est une réelle opportunité. L’opportunité de mieux travailler ensemble pour le territoire, l’opportunité d’apporter un service toujours meilleur aux usagers, l’opportunité de faire évoluer nos missions.
Cette note méthodologique a pour but de préciser les contours et les modalités de la concertation à venir.
Olivier ININGER
Directeur Général des Services
Organisation générale du projet de mutualisation
Instances
Le projet de mutualisation est suivi par plusieurs instances :
- Commanditaires : Maxence de RUGY, Président – Maire, et Olivier ININGER, Directeur Général des Services.
- Chef de projet : Yann THOMAS
- Équipe projet : Fabienne BILLAUD, Malvina MAMBUSI, Katia MARBOEUF, Alexis GENDRE, Vincent DUVERGT, Sandrine ROBIN
- COPIL présidé par Maxence de RUGY: Loïc CHUSSEAU, Pascal LOIZEAU, Catherine GARANDEAU, Jean FERRAND, Jannick RABILLÉ, Didier ROUX, Olivier ININGER
La conférence des maires, les organes délibérants, les CODIR et les CST des deux structures sont également associés à la démarche.
Temps 1 : Ateliers de concertation – Phase 1
Attendus et objectifs
A ce stade, le futur organigramme n’est pas élaboré. La première étape doit donc permettre de :
- Développer l’interconnaissance entre les deux structures : commune et communauté de communes ;
- Identifier les points communs et les différences entre les services, tant au niveau des missions, du périmètre d’intervention, que des outils et des process ;
- Se projeter sur l’opportunité de travailler sous une bannière commune à partir du 1er janvier 2024 : en quoi est-ce une chance ? En quoi cela soulève-t-il des points de vigilance ?
Les ateliers de concertation ont pour but de permettre à chacun d’apporter sa contribution, de faire part de ses attentes, d’exprimer ses craintes…
Modalités d’organisation
Au vu du nombre important de services et de la diversité des compétences et des métiers, il convient de distinguer 2 cas de figure.
Au sein de chaque structure, certains services exercent des activités identiques (services ressources) ou agissent dans des domaines comportant des similitudes (bâtiments, espaces verts, enfance, urbanisme…). Pour ces services, des ateliers regroupant les deux structures seront programmés en septembre selon les modalités suivantes :
- Durée : 2h à 3h
- Groupes de 5 à 15 agents
- 1er temps : focus sur le fonctionnement et les missions du service : présentation des équipes, des activités, des outils, forces et faiblesses…
- 2ème temps : échange sur les points de convergence et de divergence (points communs/différences, relations entre les structures, missions/activités, process/outils, périmètres d’intervention…)
- 3ème temps : échange sur la possibilité de travailler sous une bannière commune à partir du 1er janvier 2024 (opportunités, points de vigilance…)
A l’inverse, d’autres services œuvrent dans des domaines de compétences très spécifiques, sans équivalent dans l’autre structure (déchets, ports, assainissement…). Pour ces services un temps d’échanges sur le projet de mutualisation sera programmé dans le cadre d’une réunion de service.
La synthèse de ces premiers ateliers sera présentée aux élus référents lors de temps de réunions ultérieures, en regroupant les deux structures (VGL + TSH).
Groupes de travail et calendrier
Lorsque l’organisation du service le permet, il conviendra que tous les agents soient conviés. Pour les autres services (en fonction de la continuité de service, et si les agents sont nombreux) les responsables devront désigner des représentants.
Certains services pourront également être invités à assister aux différents ateliers, en fonction des sujets/champs d’intervention qu’ils partagent avec les services concernés.
Attention : certaines dates sont encore à définir ou sont susceptibles d’être changées. N’hésitez pas à consulter régulièrement le planning ci-dessous pour être tenu au courant des éventuelles modifications.
Domaine d’activité / Services concernés | Date | Heure | Services Associés* |
RESSOURCES HUMAINES (RH)
Services RH (TSH + VGL) |
En cours | En cours | |
FINANCES
Services Finances (TSH + VGL) |
27/09/2023 | 9h | |
COMMANDE PUBLIQUE
Services Commande publique (VGL + TSH) |
26/09/2023 | 9h | |
CULTURE et ÉVÉNEMENTIEL
Service Lecture publique (VGL) Service Événements (TSH) |
26/09/2023 | 14h | Services Communication (TSH + VGL) |
URBANISME et AMÉNAGEMENT
Service Urbanisme (VGL) Service Aménagement du territoire (TSH) |
19/09/2023 | 14h | Développement économique (VGL)
Habitat (VGL) PCAET (VGL) Mobilités (VGL) |
PATRIMOINE, CHÂTEAU, TOURISME
Service Atelier patrimoine (VGL) Préhisto’Site (VGL) Château (TSH) Office de Tourisme |
29/09/2023 | 9h | Service Événements (TSH)
Services Communication (TSH + VGL) |
COMMUNICATION
Services Communication (TSH + VGL) |
13/09/2023 | 9h | |
ENFANCE, JEUNESSE, PARENTALITÉ
RPE et LAEP (VGL) Multi accueil (TSH) ALSH Périscolaire (TSH) Restauration scolaire (TSH) Affaires scolaires (TSH) Activ ‘ Jeun’ (TSH) |
12/09/2023 | 14h | Services Sport (VGL + TSH)
PAT (VGL) Santé et PLUSS (VGL) |
ESPACES NATURELS et ESPACES VERTS
Service Espaces verts (VGL) Service Espaces naturels (TSH) |
20/09/2023 | 14h | |
VOIRIE, RÉSEAUX ET INFRASTRUCTURES
Service Voirie (VGL) Service Réseaux et infrastructures (TSH) |
27/09/2023 | 14h | Assainissement (VGL) |
PATRIMOINE BÂTI, GRANDS PROJETS
Grands projets (TSH + VGL) Service bâtiments (VGL) Service patrimoine bâti (TSH) |
28/09/2023 | 9h | |
SECRÉTARIAT DES ELUS
Secrétariat des élus (VGL) Secrétariat des élus et de la DG (TSH) |
29/09/2023 | 9h | |
ÉTAT CIVIL, ACCUEIL
Accueil (VGL) Accueil / État civil (TSH) |
26/09/2023 | 17h15 | France Services (VGL)
Guichet unique de l’habitat (VGL) |
CCAS, SANTÉ, PLUSS, FRANCE SERVICES
CCAS (TSH) Santé et PLUSS (VGL) France Services (VGL) |
20/09/2023 | 9h | ENFANCE, JEUNESSE, PARENTALITÉ
ÉTAT CIVIL, ACCUEIL |
SPORT
Services Sport (VGL + TSH) |
28/09/2023 | 15h30 | ENFANCE, JEUNESSE, PARENTALITÉ |
LOGISTIQUE ET ENTRETIEN, GESTION DES SALLES
Logistique et entretien (VGL) Gestion des salles (TSH) |
19/09/2023 | 9h | |
ASSAINISSEMENT COLLECTIF ET SPANC | 15/09/2023 | 14H | |
DÉVELOPPEMENT TERRITORIAL ET DES TRANSITIONS | 05/09/2023 | 14H | |
DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE | À définir | ||
PORTS | 14/09/2023 | 18H | |
DIRECTION DES SYSTEMES D’INFORMATION | À définir | ||
POLICE MUNICIPALE | À définir |
Préparation
En amont des ateliers, il est demandé aux participants de préparer une présentation synthétique du service (modèle de présentation ci-joint) :
- Nom du service
- Rattachement fonctionnel (pôle)
- Composition du service (relations hiérarchiques)
- Missions générales du service, activités (indicateurs, budget, importance de la charge de travail…)
- Focus sur l’équipe : présentation des missions générales de chaque agent